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  • 產品經理,教你一套工作安排與匯報的技巧

    零基礎學產品,BAT產品總監帶,2天線下集訓+1年在線課程,全面掌握優秀產品經理必備技能。了解詳情

    你計劃做的每一件事,都要以質量高的工作匯報作為前提。本文作者結合自己的工作經驗,來教大家一些工作安排與匯報的技巧。

    工作協調與匯報的重要性自不必多說,這是每個職場人都需要學習的技能。這正印證了我最近看到的一句話,即一個人靠不靠譜,其實就看這三點:

    “凡事有交代,件件有著落,事事有回音。”

    接下來,我會根據自身的一些工作經驗,教大家一套工作安排與匯報的技巧。

    一、如何協調分配工作

    先來說說工作協調配合。

    工作中經常會遇到需要協作的事項,比如:領導下發給你一項工作,需要你和他人協作完成,這時候你可以:

    1. 用5w2h或WBS梳理下要做的各事項;
    2. 最重要是把他人要做的部分梳理清楚;
    3. 然后協調安排他人去配合執行。

    這樣做的好處是:

    1. 先梳理工作而不立刻執行,能讓你對此項工作思考周全和深入;
    2. 先將需要他人合作完成的部分梳理清楚,并安排下去,能讓你手里不會堆積太多工作;
    3. 你也不會因為做自己那部分工作時,因為需他人配合的部分還未交代下去,而擔心焦慮,無法專注;
    4. 并行開展也有利于事情的快速高效完成,他人也會提前思考,著手處理,完成后反饋給你,也減少了你的記憶存儲負擔。

    之所以強調先交代下去,再專注做自己負責部分的重要性,是因為現在公司尤其創業公司要做的事多且急,領導節奏快,不停的下發任務,一個接一個,恨不得一下子都完成。

    所以,緊急機動工作,你無法一人完成的,且你手里也堆積了很多工作,一定要分配下去。不要造成你的手里堆積一堆工作,而下屬工作不充實,甚至沒事干的狀態。其實,這種現象對于執行力高的初級負責人,還是很普遍的,需要時間來改進和克服。

    如果你是部門負責人,最高效的做法就是,把領導下發的任務,挑出你已駕輕就熟的部分,出個思路,1、2、3點派發給下屬即可;下屬先著手做,做完后,你來給出修改意見即可。

    別在自己手里積壓任務,比如:產品經理這一崗位,每天需求來源眾多,文檔方案、功能需求、用戶體驗反饋等等。記錄下來后,接下來就是找到可交代給技術、產品助理、UI等的工作內容,梳理思路,安排下去執行,并定期跟進或給對方一個初步提交時間即可。

    再來拿平時工作中寫文檔來舉例說明,比如:寫一篇較復雜版本迭代的PRD文檔,前提是還有其他的工作要并行進行。那么,該版本的背景、目標、用戶需求、使用場景、功能規格和內容需求可由產品經理完成,剩下的結構層、框架層邏輯可交由產品專員完成即可。畢竟一個高級產品經理,更重要的能力是趨勢判斷、產品規劃、產品管理、數據運營等。

    記住,做事情的邊界很關鍵,無論時間邊界還是范圍邊界,如果事必躬親,你會無休止的重復已熟練的工作而陷入焦灼狀態,未知領域又無法得到學習和鍛煉。

    協調任務、分配任務是一件需要學習的事請,做好了,可以使你減輕壓力,事半功倍,隨著職位的提升,這也是一直要學習精進的事情。

    再來說說完美匯報工作的方法和如何匯報困難工作。

    二、完美匯報工作的方法

    之所以要強調向上匯報的重要性,因為你不匯報領導,自己做這件事情時也會心里沒底、焦慮,而且,領導也會和你一樣。這是正常現象,做不到合理的定期匯報,雙方都會陷入焦慮,沒安全感。時間久了,領導會把他心里的優先級和預期成果,拿出來責問你怎么安排和執行的工作,而問題就在于你未定期匯報。

    正所謂做事要有節點,有階段計劃,一般以一周或兩周為單位,或者以一項任務的拆解幾部分作為匯報節點。

    即你計劃做的每一件事,都要以質量高的工作匯報作為前提。所謂質量高,不是都完成后再去匯報,而是定期匯報,匯報內容包括已完成、正在做、困難、解決方案、下步計劃,這才是有進展的質量高的工作匯報。

    記得剛入職公司時,會很頻繁的和領導溝通,匯報進度,調整工作計劃。而現在,更多的是管理團隊,自己安排工作計劃,也減少了匯報,領導也把權利和決策更多的交給自己。

    但恰恰是現在,匯報工作才更加關鍵。此時的領導不會再關注細節,但更關注整體和階段工作的進展。定期匯報,且匯報要點,重要事情講清楚,想讓他了解到什么和進度如何,一定要說明白,由整體到局部,有主次之分,即整體、細節、主、次,拿出來你認為重要的部分去匯報。

    我發現:匯報完工作,自己過后的幾天工作狀態會很好。匯報完,你就可以踏實的安排你的工作。即使領導到時候有疑問,你可以有據可說,如你是怎么安排的,如果不合理,請求領導告訴你該怎么做,再調整。

    千萬不要被領導的焦慮影響,就像你影響到你的下屬一樣。我發現:有時候問題真的不再下屬身上,而是領導自己出現問題。大部分的領導都會壓力很大,上對高層,下對底層,焦慮便會一直存在,所以,他們通常會把這種焦慮轉化到他人身上。

    所以,接收“焦慮”的那個人,必須要有強大的心態,因為不是每次都會馬上想到問題本質而快速調整好自己的狀態。所以,在你還沒想清楚為什么領導會反應這么強烈的時候,怎樣讓自己心情不被影響,那就是對領導的態度不在乎,而是站在領導的立場思考本質問題,并將你的想法如實匯報,再按照他的安排調整即可。

    你真誠的說出自己的想法時,領導也會感到愧疚。畢竟,作為一名足夠負責和優秀的員工,領導是不會為一件小事而大發雷霆的。況且,如果是業務技能掌握不透徹等造成的問題,那就接受這些不完美,畢竟你沒有逃避自己的不足,它們帶來的工作失誤可以直說,你的態度是誠懇的,并表達會通過不斷學習來精進。我想,一位好的領導是期望看到一名坦誠并努力的員工的。

    三、工作中的困難更要匯報

    我觀察過很多人向上匯報工作時,很少匯報工作中的困難部分和潛在風險。我分析是,他們可能怕告訴領導后,領導誤解自己故意夸大難度,抑或使領導懷疑自己的能力,抑或受到批評,從而逃避匯報工作中的困難。

    • 首先,困難和潛在風險一定要匯報,這是肯定的;
    • 其次,匯報的重點應該在你是經過權衡利弊選擇的此種方案,而這種方案雖然執行起來困難大,但是你們會全力以赴克服,且努力將潛在風險降到最低;而不是單純的匯報困難,而不給出領導你的A/B解決方案。

    我想,給出解決方案的困難類工作匯報,不但讓領導肯定你的能力,還會對你的工作態度贊賞有加。

    而且,有時候,你覺得困難、糾結好久的問題,因為領導所站角度不同,可能一句話告訴你可以這么做,你內心疑慮便很快得到化解,也避免了掙扎所帶來的時間流失。領導的確喜歡能夠獨當一面、扛下事來的下屬,但是,也要做到凡事有個交代。

    Tips:

    1. WBS法,梳理工作,再執行;
    2. 協同工作,他人優先;
    3. 定期匯報工作,整體到局部,主次要區分,已完成、正在做、完成時間、困難、解決方案、下步計劃;
    4. 匯報工作要坦誠,工作困難如實匯報。

    畢竟在單位,美好的一天應該以自己工作產物、想法與他人建立鏈接為起點。把該安排給他人的工作安排好,需要向上匯報的工作梳理匯報,再開啟自己一天的工作,這樣你也不會陷入慌亂和焦慮。

    所以,早晨上班,不要立馬投入到工作執行中,而是先梳理工作,找到下屬需要做的,并關注下下屬工作進展,據此安排工作。再看下整體進展,給領導匯報進度,讓領導心里清楚你們的工作進展,再開始你自己一天的美好工作。

    這就是好的職場人該有的狀態,對上,定期匯報工作;對下,實時把控進度,合理安排工作。

    #專欄作家#

    夏若,公眾號:林夏若(linxiaruo),人人都是產品經理專欄作家。互聯網教育行業產品經理,專注行業分析、產品邏輯、數據增長,精通思維、方法論和技巧研究。

    本文原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。

    題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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    1. 寫的很好,想必是經驗和歷練的縮影!

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      1. 一邊實踐一邊復盤??

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    2. 受益匪淺,感謝感謝

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      1. 多謝支持

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    3. 對于一個剛步入管理層的我來說,太領教了,謝謝哦

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      1. 加油!

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    4. 非常感謝您的分享,幫助非常大,真誠感謝??

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      1. 多謝支持!

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    5. 頂你到天上,真的寫的很好哦!

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      1. 多謝支持!

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    6. 不錯,實用,很在理,我因為區域的問題,沒有及時匯報溝通,導致領導非常焦慮。

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      1. 工作中很多重要工作,無論緊急或不緊急,都是要及時匯報準備如何做,階段匯報和結果匯報的,如果最后再匯報,領導其實內心是焦慮的,這種體驗可不好

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    7. 好文章

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      1. 謝謝!

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    8. 早該看看這篇文章了,其實自己工作中經常會遇到這方面的問題,但是總結能力實在欠缺,導致領導對自己印象很差,這篇文章可以多讀幾次

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      1. 匯報的總結能力,結構思考力很關鍵,也在不斷學習精進中

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      2. 我就是特別不會匯報總結的產品,不會寫匯報方案,求幫助

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      3. 核心原則,站在被匯報者也就是你的上級領導的視角來匯報,想清楚他到底想要了解什么,每次匯報后再反思,下次優化匯報方式

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